Proxemika

Obecně se rozlišují čtyři základní zóny, do nichž své partnery při komunikaci pouštíme, a to:

• intimní zóna (15-45 cm) – pouze pro nejbližší osoby, partner/ka, děti, resp. rodiče,
• osobní zóna (od 45-70 cm do 75-120 cm) – pro přátele, někdy pro důležité hovory,
• sociální zóna (od 1,2-2,1 m do 2,1-3,6 m) – pro styk dvou lidí, kteří nejsou osobně zaujati jednáním – obchodní jednání, diskuse ve skupině,
• veřejná sféra (od 3,6 do 7,6 i více m) – pro veřejná vystoupení; v této vzdálenosti by měla být zřetelně vidět celá postava.

V rámci proxemiky se sleduje rovněž vzájemná vertikální poloha očí; dítě se zklidní, má-li oči stejně vysoko jako lékař, řečník se zklidní, stojí-li na stupínku či pódiu, zvláště, je-li před ním pultík. Na druhou stranu, co asi získáte, nabídnete-li klientovi nižší židli, jak se cítíte, když si vám rozčílený zákazník stěžuje a stojí při tom, zatímco vy sedíte?

Zajímavou oblastí zájmu proxemiky je rovněž narušení vámi vybrané zóny partnerem. Sleduje se, jak je toto narušení prožíváno, vstoupí-li do vnitřnější zóny osoba stejného/různého pohlaví, dítě, osoba s vysokým statutem apod.

Oblečení

Je zajímavou informací, jaké oblečení mají účastníci rozhovoru na sobě; je velký rozdíl, zda má manažer na sobě oblek černý s bílou kravatou nebo šedý či modrý oblek, případně kalhoty s košilí (rolákem) a sako; záleží samozřejmě na příležitosti, míře její formálnosti a oblečení ostatních partnerů. Proto by měl mít manažer v kanceláři vždy jedno sako a kravatu, které si bude moct obléci, pokud se neočekávaně vyskytne situace, kdy ho bude potřebovat.

Zamyslete se nad tím, jak se člověk cítí, když přijde v obleku do společnosti, kde jsou všichni v  džínách a svetrech, o co horší je přijít v džínách, když všichni mají obleky. A nejde jenom o to, co máme na sobě, ale také o to, jak se v daném oblečení cítíme.

Podle lexikonů společenského chování by žena měla mít punčochy nebo punčochové kalhoty vždy, když má oblečenou sukni. Ze společenského hlediska není vhodné, když je skrz oblečení (průsvitné) vidět spodní prádlo. Nevhodné jsou při formálních příležitostech také hluboké výstřihy a krátké sukně (délka by měla být minimálně na šířku dlaně nad koleno, a to při sezení).

Muž by měl mít 4-6 obleků pro různé příležitosti, a to se nejedná o člověka, pro kterého je styk s lidmi náplní práce. Takoví pracovníci by měli mít obleků snad ještě více a rozhodně by neměli mít stejnou kravatu častěji než jednou za měsíc.

Pro muže i ženy je nesmírně důležitá starostlivost o boty a je nutné dávat pozor také na doplňky – kabelky, šperky, hodinky.

Úprava zevnějšku

Účes je vidět okamžitě, upravené nehty za malou chvíli, ale ještě významnější je osobní hygiena, používání antiperspirantů, deodorantů. U žen a v poslední době častěji i u mužů se rozšiřuje depilace. Jak důležitá jsou podle vás tato sdělení? Měl by muž být spíše metrosexuál nebo űbersexuál?

Příchod na schůzku

Málokdy se povede přijít na schůzku přesně. A co vůbec znamená přesně? Jak se lidé chovají, přijdou-li o pět minut dříve, o pět minut později? Co když to není pět minut, ale půl hodiny? Co se takto nepřesným příchodem sděluje?

Společenský styk

Ve společenském styku je důležitý hned jeho začátek - pozdrav. Zdraví vždy společensky méně významný (mladší, podřízený, muž) společensky významnějšího (staršího, nadřízeného, ženu); zdraví také vstupující do místnosti.

Ruku podává společensky významnější společensky méně významnému; hostitel hostovi. Vždy ale také záleží i na tom, jak ruku podáváme.

Představujeme společensky méně významného významnějšímu (muže ženě), takže žena pak může zůstat v anonymitě.

Vizitky

• Služební – bez soukromých údajů, umírněné, s tituly
• Polosoukromé (osobní) – titul může být, ale není nutný, mohou být některé privátní údaje (telefony)
• Soukromé (privátní) – bez titulů, pouze osobní údaje

Měly by mít kvalitní papír, být nepříliš výrazné a v pravém dolním rohu mají mít prázdné místo na vzkazy:

• P.F. (pour feliciter) - blahopřání; hodí se pro svátky, narozeniny, úspěšně složenou zkoušku,
• P.R. (pour remercier) - poděkování za něco (za přání, za dárek),
• P.P. (pour présenter) - představovací formule (něco ve smyslu těší mne, jsem rád, že vás potkávám),
• P.P.P. (pour prende part) - vyslovení upřímné soustrasti.

Vizitky se přikládají při vzájemném představování, vyměňují se při pracovních schůzkách – mělo by k tomu dojít již před schůzkou - a přikládáme je také k věcnému daru nebo květině. Při některých společenských akcích je odkládáme do připravené nádoby u vstupu do sálu.

Flip chart

Tyto veliké papírové bloky lze používat pouze pro prezentace malému počtu posluchačů. Je vhodné předem si obyčejnou tužkou předkreslit obrázky, které pak fixou pouze obtáhnete. Nebudete si tedy muset dělat starost s rovnými čarami.

Asertivní práva

1. Máte právo sám posuzovat své chování, myšlenky a emoce a nést za ně i za jejich důsledky sám odpovědnost.
2. Máte právo nenabízet žádné výmluvy či omluvy ospravedlňující vaše chování.
3. Máte právo sami posoudit zda a nakolik jste zodpovědný za problémy jiných lidí.
4. Máte právo změnit svůj názor.
5. Máte právo dělat chyby a být za ně zodpovědný.
6. Máte právo říct „já nevím“.
7. Máte právo být nezávislí na dobré vůli ostatních.
8. Máte právo dělat nelogická rozhodnutí.
9. Máte právo říct „já ti nerozumím“.
10. Máte právo říct „je mi to jedno“.
11. A taky máte právo nechovat se asertivně. (Capponi, Novák, 1994)

Promítací fólie

Jsou-li fólie dobře vytvořené a umíte-li je používat, představují velmi vhodné doplnění prezentovaného textu. Zde jsou některá pravidla, která by se měla dodržovat:

• nechávat široké okraje (cca 2,5 cm po stranách), psát na šířku,
• psát velkými písmeny (velikost písma minimálně 18, ale raději 20-24 bodů),
• uvádět jenom hesla a nepřesytit jimi stránku, pod heslo maximálně 4-6 odrážek; 10-12 slov na stránku je maximum,
• lidi začnou poslouchat až poté, co si fólii přečtou,
• maximálně 2 obrázky, grafy či tabulky na jednu fólii,
• obrázky tisknout bez pozadí, podle typu buď přímo z tiskárny nebo nakopírovat z papírové předlohy,
• nepoužívat velké tmavé plochy,
• text zpracovat grafickou formou, místo • vložit např. nebo ,
• nenechat svítit projektor naprázdno, promítnout např. logo firmy nebo prázdnou modrou fólii,
• nečíst z projektoru (mít podklady k fóliím v ruce v deskách),
• pozor na otisky prstů na fóliích.

Počítačová prezentace

Počítačové prezentace poskytují větší komfort přednášejícímu i posluchačům. Ovšem, musí se vytvářet a používat správně:

• nezahltit stránku textem, obrázky či složitostí pozadí,
• psát velkými písmeny (velikost písma minimálně 18, ale raději 20-24 bodů, hlavní nadpis 36),
• uvádět jenom hesla a maximálně šest řádků na obrazovku,
• pouze jeden obrázek, graf či tabulku na jednu obrazovku,
• rozumně používat efekty, přechody obrazovek a barvy
• text zpracovat grafickou formou, místo • vložit např. nebo ,
• nenechat svítit projektor naprázdno, promítnout např. logo firmy,
• zvážit, zda má být prezentace časovaná nebo ne,
• nečíst z promítacího plátna (mít podklady k prezentaci v ruce v deskách).

Tabulky

Výhodou tabulek je možnost prezentovat přesná čísla, jejich nevýhodou je obvykle horší přehlednost. Aby se tato nevýhoda minimalizovala, je vhodné řídit se základními pravidly:

• každá tabulka musí mít hlavičku a legendu,
• každé pole tabulky musí být vyplněno, nelze-li použít konkrétní číslo, využívají se zástupné znaky, a to:

  x	údaj nemá logický smysl,
  -	nulová hodnota,
  0	číslo menší než polovina jednotky na kterou se zaokrouhluje,
  *	předběžný údaj,
  .	údaj dosud nebyl zjištěn.

• používejte zaokrouhlování na sudé číslo a na pevný součet,
• uvádějte intervaly správně.

Graf

Výhodou grafů je dobrá přehlednost, i když v grafech není snadné uvádět přesná čísla. Aby se tato přehlednost zachovala, je vhodné:

• do grafu kreslit maximálně 4 křivky, je-li více než jedna křivka, použít barevný graf,
• u koláčových a spojnicových grafů nezapomínat na legendu,
• u koláčových grafů psát procentuální podíly mimo koláč,
• u sloupcových grafů použít maximálně šest sloupců nebo jejich skupin,
• raději vytvářet sloupcové než horizontální grafy.

Místnost pro prezentaci

Pokud místnost nezařizujete, domluvte se (nebo zjistěte) předem, kde bude promítací technika, jaké bude osvětlení při prezentaci, kdy si nahrajete svou prezentaci do používaného počítače, resp. zda můžete použít vlastní notebook a jak je zajištěno posouvání obrazovek, resp. výměny promítacích fólii, zda se plánuje využití mikrofonu a pokud ano, zda půjde o stabilní nebo přenosný mikrofon. Pokud jste pověřeni zařízením místnosti, budete mít těch starostí více, a to:

• zajistit, aby všechny elektrické přístroje mohly být bez problému připojeny na síť a zkontrolovat jejich funkčnost,
• ujistit se, že u zpětného projektoru je dostatečně velká odkládací plocha na fólie,
• zajistit, aby osvětlení vyhovovalo (pokud plánujete, že v průběhu promítání bude zhasnuto, pak také zajistit, aby prezentující viděl do svých podkladů),
• zkontrolovat židle a čistotu v místnosti, ujistit se, že všichni účastníci budou mít kde sedět,
• zajistit občerstvení o přestávkách, plánujete-li delší (několika hodinovou) prezentaci,
• pamatovat i na kuřáky, byť s nimi nesouhlasíte,
• viditelně označit kabely, o které by někdo mohl zakopnout.

Occamova břitva

Jedná se o metodu, která nám může pomoci vybrat problém pro skupinové řešení. Problémů je totiž v podniku vždy mnohem více než skupin, které by je mohly řešit. Naštěstí mnohé problémy skupinové řešení nevyžadují.

Krok 1

1. 1. Týká se nás to? (Otázka slouží k vyloučení problémů, které nejsme schopni ovlivnit),
2. 2. Můžeme s tím něco udělat v rozumné době? (Vyloučí se problémy, jejichž řešení je na roky),
3. 3. Umíme o tom shromáždit údaje? (Nelze objektivně řešit problémy, o nichž není dostatek informací.),
4. 4. Opravdu chceme toto řešit? (Všichni ve skupině musí chtít problém vyřešit, jinak by skupina netáhla za jeden provaz).

Krok 2

1. Původní formulace problému se napíše na velký list papíru a vyvěsí se na viditelném místě.
2. Každý člen skupiny dostane řadu kartiček a pero.
3. Členové skupiny jsou požádáni, aby si dobře promysleli formulaci problému. Řekne se jim, že často skrývají formulaci řešení (např. potřebujeme nový stroj, potřebujeme více prostoru), a to není dobře. Řekne se jim, aby si promysleli, zda tomu tak není i tomto případě a pokud ano, aby odpověděli na dotaz: „Jaký hlavní problém bychom vyřešili, kdyby…“ (a sem se vloží původní formulace problému např. kdybychom měli více prostoru). Své nápady napíší na kartičky.
4. Kartičky se vyberou a roztřídí do skupin tak, že v každé skupině budou podobné nápady.
5. Pak skupina prodiskutuje skutečný problém (a nemusí být ani napsaný na většině kartiček).

Podobně lze postupovat také v případě, kdy je původní formulace sice skutečně formulací problému, ale je příliš neurčité (např. "máme špatnou komunikaci"). Každý sám může odpovědět na otázku „Jaký hlavní problém způsobuje (např. ona dříve zmíněná špatná komunikace) našemu podniku?“

Shodnout se na tom, zda skupině stojí problém za vynaložení času na jeho řešení.

Ishikawův graf

Krok 1

Prvním krokem je zapsání důsledku (problému) na pravou stranu velkého listu papíru. V této fázi je důležité zajistit, aby skupinou zvolený důsledek byl formulován co nejpřesněji. Čím obecnější je zadání, tím obecněji vyznívají příčiny, a tím se často znesnadňuje uchopení problému.

Úkolem skupin pro řešení problému není o věcech mluvit, ale dát je do pořádku. Proto se musí dostat až k podrobnému rozpoznání příčin nedostatků, a tudíž je nutné, aby bylo zadání definováno tak jasné a podrobně, jak jen to je možné.

Bude jistě užitečné, když uvedeme několik příkladů. Důsledky jako „špatná kvalita” nebo „špatné pracovní podmínky” jsou značně široce pojaté a jsou vhodnější jako všeobecné téma pro práci skupiny, nikoli jako konkrétní problém v rámci daného tématu. Důsledky typu ,,odpad z balicí linky”, „velké množství dokumentů v oběhu“, „stísněné uspořádání kanceláře“ jsou mnohem konkrétnější a vedou k mnohem praktičtějšímu grafu rybí páteř.

Krok 2

Spočívá v zakreslení hlavních žeber ryby a zapsání názvů hlavních problémových oblastí. Zkušenosti ukazují, že existuje šest oblastí, které odpovídají většině situací, s nimiž se setkáváme, a všechny by měly být na listu zahrnuty.

1. Lidé a vše, co s nimi souvisí.
2. Prostředí, v němž se pracuje, včetně tepla, zimy, průvanu, polohy při práci vsedě i vestoje a mnoha dalších aspektů pracovních podmínek.
3. Metody práce.
4. Závod, kde jsou zahrnuty takové věci jako stroje, počítače, kotelna a budovy jako takové.
5. Vybavení jako pracovní nástroje, pracovní oblečení, kancelářské potřeby, registratury atd.
6. Materiál používaný při práci.

Jistě se může stát, že v některých případech všechny nadpisy nevyužijeme, nebo bude potřeba doplnit další. Skupina pak může počet žeber snížit nebo zvýšit. Je však nutno dbát na to, aby byla doplňována pouze taková žebra, která zahrnují širší oblasti příčin. U některých problémů bude třeba například připojit žebro s názvem komunikace.

Krok 3

V následujícím kroku sestavování grafu si skupina připomene pravidla brainstormingu a napíše je na viditelné místo.

Krok 4

Skupina využije pravidla a postupy brainstormingu na vytvoření seznamu příčin, vztahujících se k dříve napsanému důsledku. Právě v tomto bodu postupu se zapisovatel potřebuje soustředit na to, aby umístil myšlenky do grafu na správné místo, jelikož členové je budou vyvolávat bez ohledu na pořadí šesti oblasti.

Zaměříme se na chvíli na jednu část „nesprávného” grafu. Pokud graf rybí páteř vypadá podobně, nesvědčí to o nejlepším použití této techniky. Graf totiž neoznačuje reálné vazby mezi různými příčinami, a skupině nezbývá, než je dále přeskupit po jeho dokončení. Některé návrhy vyplývají či jsou postaveny na předchozím nápadu a mohou být zakresleny jako jeho větev. „Správný” graf obsahuje stejné vstupy jako předchozí, ale „nikdo neposlouchá” a „nikdo nerozhoduje” jsou zakresleny nezávisle na linii „nedržíme se tématu” a „nepozornost” a „autokratické rozhodováni”, jsou její větve. Zde je naznačeno mnohem jasněji, jak má skupina pracovat s hlavními skupinami myšlenek a popisovaná technika je praktičtější.

Pro toto stádium práce jsou důležité dva další body. Prvním z nich je, že členové skupiny mohou značně pomoci zapisovateli, když naznačí, ke které oblasti by jejich myšlenka mo­hla být přiřazena. Druhý říká, že i očividné opakování myšlenek by se mělo zaznamenávat, zejména pokud se přiřadí k jiné části grafu. Již jsme si řekli, že podnikové problémy obvykle mívají mnoho různých příčin, a proto je pochopitelné, že stejná příčina konkrétního problému může být analyzována v různých oblastech.

V tomto stádiu práce na grafu je důležité zdůraznit, že členové skupiny jsou zodpovědní za to, že jejich myšlenky, i myšlenky všech ostatních, budou zaznamenány do grafu. Tím je zajištěno, že se vytvoří nejlepší možná základna pro další stádium postupu řešení problémů.

Krok 5

V dalším kroku postupu se obvykle na nějakou chvíli nechají myšlenky z grafu uležet, aby měly možnost dozrát a aby bylo jisté, že žádný z návrhů nebude odvržen. Dosáhne se toho například během deseti minut, kdy si skupina v klidu sedne a probere souvislosti dokončeného grafu. Popřípadě tak, že se list papíru vyvěsí na pracoviště v období mezi schůzkami, aby se mohl promýšlet během týdne. Z těchto dvou možnosti je lépe dat přednost druhé, nejen proto, že poskytuje více času k uležení myšlenek, ale že dává také i jiným lidem z podniku šanci vidět výstupy a podle chuti k nim přispět. Často je užitečné i důležité, aby skupina ujistila ostatní, že mohou bez zábran přispívat k jejich práci. Skupiny pro řešení problémů nejsou exkluzivní kluby. Pokud neexistují opravdu závažné důvody, jako například důvěrný charakter některých informací, má smysl dát příležitost i nečlenům, aby přispěli svým dílem. Zejména pokud je pravděpodobné, že budou zapo­jeni do realizace změn.

Krok 6

V tomto kroku se celý graf analyzuje. Skupina by se měla podívat na analýzu a zjistit, které myšlenky nebo skupiny myšlenek „vykukují” z papíru. Paretův princip říká, že jen několik málo příčin stoji s největší pravděpodobností za většinou důsledků a právě tyto příčiny nyní skupina hledá. V tomto momentu skupina ještě nemá shromážděné údaje a využívá své znalosti a zkušenosti, aby určila, na které podstatné oblasti je třeba se ve sběru dat zaměřit.

Předpokládejme, že věříme, že opravdu důležité klíče ke zlepšení efektivnosti schůzek jsou pořadí projednávaných bodů a hospodárné nakládání s časem. Potom musíme zakroužkovat tyto dvě příčiny a zaměřit náš sběr dat právě na ně, abychom zjistili, do jaké míry jsou opravdu klíčem k úspěchu.

Úplný postup, jak sestavit graf rybí páteře, neboli graf příčin a důsledků, potom ve stručnosti vypadá takto:

1. Pečlivé definováni důsledku a jeho zápis.
2. Určení hlavních problémových oblastí a zakreslení hlavních žeber.
3. Zopakování pravidel brainstormingu.
4. Zapsání brainstormingem zjištěných příčin na vhodné místo.
5. Uležení návrhů z grafu.
6. Odhad (pomocí Paretova principu) hlavních příčin, o nichž skupina musí shromáždit údaje.

Několik rad pro psaní životopisu

V současnosti jsou již takřka všechny životopisy psané za účelem získání zaměstnání vytvářené ve strukturované podobě, to je, jedná se pouze o heslovité informace.
Všechny informace jsou (pokud to lze) uváděné chronologicky, a to tak, že se začíná aktuálními informacemi a pokračuje se zpátky po časové ose.
Obvyklá struktura životopisu je následující: osobní údaje (jméno, příjmení, tituly, datum někdy i místo narození, adresa), údaje o předchozích zaměstnáních, údaje o dosaženém vzdělání (tyto dvě kategorie mohou být u absolventů škol také v obráceném pořadí), další dovednosti (kurzy, řidičský průkaz apod.), reference a zájmy. Každý životopis je zakončený datumem a podpisem.
Ideální životopis by měl mít délku 1-2 A4 a neměly by v něm být použity více než dva typy písma. Zájmy, uvedené v životopisu, by měly korespondovat s poptávaným místem a nemělo by jich být příliš mnoho, aby nevznikl dojem, že uchazeč nebude mít čas na práci. Pokud je přiložená fotografie, musí být aktuální. Skupinové fotorafie nejsou vhodné nikdy, umělecké pouze v případě, že jsou požadované firmou a v tom případě by je měl fotit profesionál.
Přestože životopis by měl být stručný, přehledný a jednotlivé položky by měly být v pořadí, ve kterém je personalista očekává, je vhodné snažit se být trochu originální, avšak ne příliš.

Konstruktivní dialog

Popis prostředí: podvečer, ona a on doma. Ona s kafem u televize, on se zapnutým vysavačem pobíhající bytem. Ve chvíli ticha (je potřebné přesunout šňůru od vysavače do jiné zásuvky):

Ona: Ty nejsi člověk, ty jsi uklízecí maniak! Nemůžeš s tím dát aspoň na minutu pokoj?!
On: Promiň, teď jsem tě neslyšel. Co jsi říkala?
Ona: Nic, to je dobrý.
On (nechává vysavač vysavačem a jde ke své družce): Mám pocit, že je něco v nepořádku, ale nevím co. Co se děje?
Ona: Neděje se vůbec nic. (v televizi začíná reklamní blok) Akorát, že si stejný jako tvá maminka.
On: Tak teď jsi mi to vysvětlila. Nechtěla bys ale něco přece jenom dodat. Maminka je ode mne o dvě hlavy nižší a pokud vím, nedělá kick-box.
Ona: A taky jsi vtipný, hele běž zase raději luxovat, stejně nechápu, proč s tebou žiju.
On: Tak ale teď už mne to vážně zajímá. Naznačuješ, že se k sobě nehodíme?
Ona (reklamní blok skončil a začíná upoutávka na další program) Ale jo, hodíme se k sobě. Vyděláváš, uklízíš, vaříš, co víc bych si mohla přát?
On: Tak počkej, myslím, že peněz máme relativně dost, takže to ti snad vadit nemůže. Není to snad o tom, že se starám o byt? Nebo ti nechutnalo dnešní jehněčí?
Ona: Hele miláčku, jehněčí bylo skvělé, byt je jako klícka, akorát ještě vyluxovat v pracovně a můžeš se pustit do mytí oken a leštění příborů. A s těmi příbory bys mohl začat.
On (v televize už upoutávky konečně skončily a pokračuje finále skoků do vody): Ty máš dneska fakt skvělou náladu. Snažím se tady trochu uklidit a ty...
Ona (docela naštvaně a hlasitě): Trochu uklidit?! Pobíháš tady už hodinu s luxem, a to, že koukám na telku, je ti jedno. Prosím tě, běž to dokončit a nech mne, ať se na to mohu dokoukat.
On (počká až borci dopadnou do vody, vydrží i dvě opakovačky chyb v synchronizaci): Aha, takže ono ani tak nejde o to, že luxuji, ale kdy luxuji, co?
Ona: Ale luxuj si kdy chceš, jenom mne už chvíli nech být, budeš tak hodný?

Možná ten dialog zase až tak konstruktivní nebyl, ale poměrně rychle se přesunul od nekonstruktivní kritiky "Jsi uklízecí maniak!" k vlastnímu problému - vadí mi, že vysáváš v době, kdy já koukám na televizi.
V pracovních podmínkách je obvykle více času (není nutné vtěsnat se do reklamní pauzy) na to, aby se kritizovaný dostal přes prvotní neochotu kritizujícího sdělit důvod kritiky. Někdy je také možné využít asertivity a elegantně se dostat od prvotního nekonstruktivního, např. „Jste hrozný bordelář!" k vlastnímu důvodu kritiky - „Vadí mi, že jste založil důležitý spis a teď ho nemůžete najít."

Kolik z informace je možné ztratit?

Instrukce ředitele náměstkovi
Zítra v 10.00 hod je zatmění slunce, tedy něco, co se každý den nevidí. Ať pracovníci nastoupí v pracovním oděvu na dvůr. Při pozorování tohoto řídkého jevu podám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět a v tom případě půjdeme do zasedací síně.

Instrukce vedoucího provozu mistrovi
Na pokyn ředitele závodu dojde zítra v 10.00 hod v pracovním oděvu ke zmizení slunce v zasedací síni. Ředitel dá pokyn má-li pršet, což se každý den nevidí.

Instrukce parťáka k dělníkům
Zítra v 10.00 hod zmizí náš ředitel. Škoda, že se to nedá vidět každý den.

Je vhodné přijít na poradu včas?

Gold se dostavil na první schůzi Prezidentského výboru druhý den ráno přesně v půl deváté, nesen k naplnění svého osudu na vlnách optimismu, a pocítil, jak se jeho jistota hroutí, když tam nikoho nenašel. V deset hodin se objevila svůdná statná žena s ohonem černých vlasů spolu s několika mladými pomocnicemi, aby dohlédla na uspořádání místnosti. Byla ohromena, že tam někoho nachází už půldruhé hodiny po plánovaném začátku oficiální schůze. Jmenovala se Slečna Plumová. Na sličné tváři měla spoustu líčidla a mezi ňadry jí ochable ležel náhrdelník ze zelených mexických korálků. Gold proklínal ubohost svého rozhodnutí přijít včas. Nervózně přecházel po mramorových chodbách a sousedních místnostech jako zvíře ve strachu z léčky a horečně se modlil, aby se už jeho spojenci z Výboru k němu přidali. Za chvíli vjel do předpokoje servírovací stolek, těsně následovaný slavným přestárlým diplomatem v pruhovaných kalhotách a redingotu, který si stoupal na špičky, aby dál dosáhl, a čile uďobával rozinky a mandle ze zákusků, na něž mu stáli ještě dovolovalo se natáhnout.
Bylo po jedenácté, když se dostavilo zbývajících třiadvacet kolegů v konverzačních hloučcích tak těsně po sobě, jako by všichni vystoupili ze stejného povozu. Místnost se rozezněla srdečnými pozdravy, které se netýkaly Golda. Lidé se dívali a pohybovali přímo skrze něho, jako by byl vyroben z něčeho nehmotného. Všichni se oslovovali titulem. Konečně byl Gold představen jednomu poraženému starostovi, sesazenému starému soudci, který byl skoro slepý, viceadmirálovi ve výslužbě, odpadlickému duchovnímu v nádherném rouchu a bývalému i vedoucímu katedry tělesné výchovy velké univerzity, který přišel šel v tričku, s píšťalkou a v čepici s kšiltem a kterému se říkalo trenér. Dokonce i Gold měl titul: jeho titul zněl Doktor, a pokud to mohl posoudit, byl jediným členem té vybrané skupiny, který pracoval - jako doktor, i když jen jako doktor filozofie a ještě k tomu v oboru americké literatury.

Tvorba týmu

Tým je malá skupina lidí (4 – 15 osob), kteří společně směřují k cíli, za jehož splnění jsou odpovědni. Nutné požadavky pro tým jsou:

• přímý kontakt,
• fyzická blízkost,
• relativně dlouhý společně strávený čas,
• pocit „my“,
• vytvoření vzájemně provázaných rolí ve skupině,
• skupinové normy.

Fáze vývoje týmu

Skupinové role

V každé formální skupině se po čase vytvoří struktura neformální, v níž jsou neformální vedoucí, pomocníci (aktivní osoby), souputníci (závislé osoby), pasivní jedinci a jedinci periferní.
Podle míry oblíbenosti se členové skupiny dělí na: populární osoby, oblíbené osoby, akceptované osoby a trpěné osoby. Stejně tak si časem v skupině její členové rozdělí role, tj. způsoby chování, které přednostně zastávají. Různí autoři vymezují různé skupiny rolí. Častým je např. rozdělení do tří skupin:

Skupinové rozhodování

Existuje poměrně rozsáhlý soubor technik, které spočívají v tom, že se modeluje situace ztroskotání za polárním kruhem, na poušti, v horách, na moři apod. Skupina zachráněných má k dispozici soubor předmětů. Z těchto předmětů mají účastníci sestavit pořadí podle toho, jak jsou důležité pro přežití ztroskotanců. Nejprve účastníci sestavují svá individuální pořadí, pak se spojí do skupin a vytvářejí společné skupinové pořadí důležitosti předmětů. Obě tato pořadí nakonec srovnávají s pořadím expertů.

Cílem všech těchto technik je získat odlišnosti prožitku samostatného a skupinového rozhodování. Účastník se navíc dozví, který z těchto dvou způsobů rozhodování byl efektivnější (byl blíže pořadí expertů), jaké způsoby argumentace mají sílu ovlivnit rozhodování skupiny pozitivním i negativním směrem a do jaké míry je účastník sám schopen ovlivnit skupinu.

Popis situace:

- 100 gramů čokolády na osobu,
- kniha Vysoké Tatry horolezecký průvodce,
- lékárnička,
- 1 pár maček na osobu,
- 250 gramů salámu na osobu,
- píšťalka,
- 8 slaňovacích skob s karabinami a jedno kladivo,
- digitální náramkové hodinky,
- 1 mumiový spací vak na osobu,
- 80 m horolezeckého lana,
- 400 gramů chleba na osobu,
- 1 pár náhradních rukavic na osobu,
- 0,5 kg cukru,
- baterka,
- 0,5 litru vodky,
- 1 cepín na osobu.

Předměty uspořádejte do pořadí podle důležitosti (číslo 1 dáte nejdůležitějšímu předmětu, číslo 2 druhému nejdůležitějšímu atd. až číslo 16 nejméně důležitému předmětu). První krok je individuální pořadí, každý je sestaví sám za sebe. Druhý krok je skupinové pořadí ve skupinách po třech až pěti účastnících.

Rady pro přepojování telefonátů

1. Oznamte volajícímu předem, že ho chcete přepojit – pokud nechce, snažte se mu vyhovět.
2. Řekněte volajícímu jméno a číslo člověka, ke kterému jej přepojujete – příště mu může zavolat přímo.
3. Uvědomte volajícího, jak bude přepojování vypadat – uslyšíte pár cvaknutí, pak se ozve hlas, který vás vyzve, abyste po signálu-zazvonění zadali své klientské číslo.
4. Poděkujte volajícímu, že souhlasil s přepojením.
5. Pokud to lze, zůstaňte na lince, dokud nebude spojení uskutečněno.

Doporučení pro elektronickou komunikaci

Máte-li mailovou adresu, znamená to pravidelně (nejlépe denně) kontrolovat došlou poštu a vůbec se při práci s emaily řídit mnoha pravidly:

• nepotřebné dopisy mažte, potřebné archivujte,
• nečtěte cizí maily, i když k tomu máte příležitost,
• počítejte s tím, že se Váš mail může dostat do cizích rukou,
• pište stručně a k věci, chcete-li poslat delší soubor, vložte jej jako přílohu,
• používejte výstižný subjekt (předmět),
• jednotlivé odstavce oddělujte pro přehlednost prázdnými řádky,
• pokud žertujete používejte smajlíky – ale pozor, nehodí se ve všech příležitostech,
• nepište pouze velkými písmeny, vypadá to, že křičíte,
• pokud vás někdo svým mailem naštval neodpovídejte hned, počkejte až vychladnete,
• při odpovědi citujte jenom relevantní části došlého mailu, není dobré poslat odesilateli zpátky celý jeho mail,
• dopis podepište, vhodný je elektronický podpis,
• pozor na automatický podpis, jeden typ podpisu se nehodí pro všechny příležitosti,
• buďte korektní v tom, co píšete o jiných, mail jde snadno forwardovat,
• nerozesílejte hromadné dopisy na všechny adresy, které máte v adresáři, neposílejte dále spam, vtipné maily posílejte jenom těm, u kterých víte, že je to nebude obtěžovat,
• vyhýbejte se složitému formátování textu, počítačové systémy mají různá nastavení a může se stát, že text přijde nečitelný.

Průvodní dopis

Pravidla pro psaní oficiálního dopisu

Pravidla pro komunikaci s médiami

1. Při jednání s novináři buďte struční a konkrétní, vystupujte klidně, sebejistě, důvěryhodně. Na publikum často působí daleko významněji to, jak budete vystupovat a vypadat, než co budete říkat.
2. V úvodu se neopomeňte představit, kdo jste a co děláte, jaká je vaše funkce.
3. Nebojte se sami zeptat, většina novinářů ochotně stručně načrtne, co sledují, o čem chtějí psát a na co se hodlají ptát.
4. Zejména jste-li telefonicky dotázáni a cítíte se zaskočeni okamžitě odpovídat, vyžádejte si čas na přípravu. Jestliže ale slíbíte, že do pěti minut zavoláte odpověď, snažte se slovo dodržet a sami se novinářům ozvěte.
5. Jestliže vůbec nevíte, jak na otázku odpovědět, přiznejte to, je to lepší, než se snažit kličkovat a podat nejasnou odpověď, kterou dokáží zkušení novináři zpracovat a prezentovat ve sdělovacích prostředcích takovým způsobem, že vás v očích veřejnosti navždy zesměšní.
6. Nenechejte se vlákat do komentování něčeho, o čem sami nic nevíte, o čem jste nic neslyšeli.
7. Nerozlišujte mezi rozhovorem vysílaným (live), nahrávaným (zaznamenávaným) a přípravným (neformálním), v přítomnosti kamer a mikrofonů vždy vystupujte jakoby se jednalo o vysílání, svá slova a jednání budete později jen těžko brát zpět.
8. Jak jsme si už uvedli v předchozím, vyhýbejte se frázi "no comment", ale pokud ji opravdu musíte použít, potom vysvětlete, proč nemůžete záležitost "komentovat".
9. Pamatujte na to, že novináři dovedou ocenit a dokonce od vás netrpělivě očekávají něco podstatně nového, osvětlujícího neznámé příčiny, případně i nějaké "neoficiální" stanovisko, které ale předem uveďte slovy "to tam ale prosím nepište". Možná právě toto sdělení bude páteří celého článku nebo alespoň pomůže navodit neformální atmosféru mezi vámi a novináři.
10. Při televizním rozhovoru mějte po ruce skleničku vody nebo limonády pro případ, že se dostanete do svízelní situace a budete potřebovat získat čas.
11. Nelžete novinářům a nehádejte se s nimi, těžko něčeho dosáhnete, maximálně vleklé soudní jednání.
12. Uvědomte si, že je velmi důležité mít média na své straně.
13. Pokud děláte rozhovor do tisku, vyžádejte si jej k autorizaci.

Ukázka projevu mluvčího

Mluvčí: ..."No, víme všichni, že po prvním roce v Bílém domě neměl prezident tak moc o čem psát, zvlášť proto, že strávil tolik času psaním o tom prvním roce. Pravděpodobně chce, abys přijel, hned jak si zařídíš potřebné záležitosti, i když zatím pravděpodobně nechce, aby sis něco zařizoval. Tolik je jisté."
Gold: "Jako co bych pracoval?"
Mluvčí: "Jako co budeš chtít, Bruci. Můžeš si vybrat ze všeho, co je volné a co ti budeme chtít dát. V téhle chvíli není volné nic."
Gold: "Ralphe, vždyť mi vlastně vůbec nic neříkáš. Vážně, kam až to můžu dotáhnout?"
Mluvčí (Ralph): "Až na vrchol. Možná že tam dokonce začneš. Někdy máme volná místa až nahoře a žádná dole. Myslím, že můžeme obejít mluvčího a vysokého činitele a začít s tebou výš, ledaže bychom nemohli. Jsi příliš slavný, než abychom tě mohli použít anonymně, i když skoro nikdo neví, kdo jsi. Pracuješ ještě na něčem jiném?" (Heller, 2000, str. 97)

Goldova racionalita vytrvávala tváří v tvář houstnoucí mlze beznaděje.
Gold: "Ralphe, kdybys měl třeba něco důležitého, o čem bys chtěl mluvit s prezidentem, dostal by ses k němu?"
Mluvčí (Ralph):"Kvůli čemu?"
Gold: "Kvůli čemukoli, co bys měl a co by bylo důležité - ne, nepřerušuj mě - například kvůli válce.
Mluvčí:"To není můj obor. To je mimo mou oblast."
Gold: "Co je tvoje oblast?"
Mluvčí:"Všechno, co obstarávám, Bruci."
Gold (Bruce): "Co obstaráváš?"
Mluvčí: "Všechno ve své oblasti, Bruci. To je moje práce."
Goldovi začínalo dělat potíže mluvit tiše.
Gold: "Pokoušel jsem se přijít na to, Ralphe, co přesně děláš za práci."
Mluvčí: "No, jsem rád, že jsem ti pomohl," a potřásl mu rukou… (Heller, 2000, str. 176)

Možnosti vyjednávání

nahoru