Hlavním záměrem tisíců prezentací, které probíhají každou minutu každého pracovního dne je prodat výrobek či službu, předat nebo získat aktuální informace, představit a rozvinout nové dovednosti. Jediná zaručená cesta k nekvalitní prezentaci je nekvalitní příprava. I když se zajíkáte, nevíte, co s rukama nebo jste ještě neslyšeli o PowerPointu, můžete předvést efektivní prezentaci. Pouze vás to bude stát více úsilí a musíte si prezentaci připravit tak, abyste na své nedostatky příliš nepoukazovali.

Než se začne tvořit

Nejdříve je nutné zvážit, zda je skutečně potřebné prezentovat osobně. Pokud máte např. prezentovat trend v pracovních úrazech za poslední dva roky, není nutné, abyste svolávali schůzi. Stačí vytvořit pár grafů a tabulek, doplnit k nim vysvětlující text a poslat to těm, kterých se to týká. Podobných situacích je samozrejmě více.
Pokud je osobní prezentace nezbytná, měli bychom se zamyslet nad její délkou.
Dospělý člověk dokáže pozorně naslouchat cca 25 až 40 minut a za tu dobu zpracovat jenom 5 až 9 nových informací. Musíte-li mluvit déle než 20 minut, rozdělte si prezentaci na soubor miniprezentací tak, aby trvaly cca 10 minut. Závěrem každé miniprezentace docílíte opakovaného vybuzení pozornosti.
A nezapomeňte, že za 20 minut stihnete důkladně probrat pouze dva hlavní body!

Vlastní přípravě na prezentaci předchází zodpovězení základních otázek: Co? Komu? Kde? Jak? a s čím? Na základě zodpovězení těchto otázek se pak zvolí způsob tvorby sdělení, ale také příprava prezentace včetně např. volby oblečení.

• Co?<
  Je rozdíl, zda se bude prezentovat výzkumná zpráva, referát nebo půjde o prezentaci podniku či nového výrobku, služby. Prezentací je také zaškolení nového kolegy či vystoupení s návrhem na poradě.
• Komu?
  Kdo bude tvořit vaše publikum? Nový zaměstnanec, starší členové managementu nebo tým z výzkumného oddělení či dokonce studenti, kterým máte sdělit poznatky z praxe?
• Kde?
  Také determinuje způsob tvorby prezentace. Může to být např. porada, odborná přednáška, neformální jednání.
• Jak?
  Můžete se rozhodnout pro čtení z listu, povídání spatra nebo dokonce od začátku počítat s improvizovaným projevem.
• S čím?
  Velice důležitá otázka, která se ptá po dostupné technice. Už při přípravě je nutné vědět, zda lze využít zpětný projektor nebo dataprojektor, zda je potřebné přinést si vlastní notebook nebo bude stačit disketa, disk či "flash disk".

Otázky by byly, ale co odpovědi? Jak nám pomohou při přípravě podkladů? V čem se např. liší prezentace novému zaměstnanci od prezentace stejného tématu starším kolegům? A co jiné rozdíly, které mají na tvorbu podkladů významný vliv? Proč?

Příprava příspěvku

Předpokládejme, že výše uvedené otázky již máme zodpovězené a můžeme se tudíž pustit do tvorby podkladů pro prezentaci.
Připravujete-li prezentaci v řeči, kterou dobře ovládáte, patrně se nad výběrem slov příliš nezamýšlíte, ale:

• používáte slova, kterým posluchačí rozumí? (Co nářečí, slang, odborné výrazy, cizí slova?),
• používáte negativní vyjádření? (Co se asi stane když řeknete "nemyslete na růžového slona na kole"?),
• používáte přesná vyjadření? (Nebo říkáte "bude zajištěno" aniž byste řekli kým a jak; "mnohé výzkumy ukazují", aniž byste aspoň některé citovali; "náš výrobek je lepší", aniž byste uvedli parametry apod.),
• je vaše prezentace pestrá? (Používáte přirovnání, metafory, příběhy z praxe?),
• jsou věty, které používáte přiměřeně dlouhé? (Příliš dlouhé věty vyžadujé zvýšenou pozornost posluchačů),
• vkládáte místy do textu řečnické otázky, které pomáhají udržovat pozornost posluchačů?,
• opakujete důležité součásti sdělení? (Šuleř, 1997)

Extrémním příkladem nadměrného používání odborných výrazů a složitých větných konstrukcí je např. tento text: "časový interval přibližně ohraničený dvěma polohami tělesa heliocentrického systému s maximální zářivostí, kde tečna, resp. tečná rovina k třetímu tělesu našeho solárního systému svírá s přímkou spojující nejbližší hvězdu s bodem pozorování úhel z intervalu nula až deseti násobku jedné třistašedesátiny plného kruhu, kde přípustná odchylka je kvadratickou funkcí elektromagnetických změn v centrálním tělese nervové soustavy jedinců Homo Sapiens Sapiens, je obecně považovaný za interval s větší pravděpodobností pozitivního řešení negativních vlivů prostředí, kde se bere v úvahu zejména kapacita a pracovní frekvence největšího, co do objemu informací, orgánu těla jedince uskutečňujícího pozorování, jako i časový interval, kde pozorovaný úhel nabývá hodnoty K-10 až K, kde K je funkcí polohy tělesa s dobou oběhu 30 758.10⁶ jednotek času v SI a nabývá hodnoty od 21 600 do6 4 800 těch samých jednotek." Uhodnete, které české přísloví se v něm skrývá?

Příprava podkladů

Zde lze vybírat ze tří základních variant:

• improvizace,
• mluvení spatra,
• čtení z listu.

Pro improvizovaný projev se zpravidla podklady nevytvářejí, resp. řečník používá pouze kartičku s hlavními body prezentace, podobné je to i při mluvení spatra, kdy je ale projev nejdříve vytvořen a řečník se jej více méně naučí nazpaměť. Při čtení z listu používá řečník připravené podklady přímo při prezentaci, ovšem číst souvisle z listu je možné pouze výjimečně.
Obvyklá prezentace je tedy někde mezi mluvením spatra a čtením z listu.

Zamyslete se nad tím, jaké výhody má improvizace, resp. mluvení spatra proti čtení z listu.

Příprava prezentace

Nyní už máme vytvořené podklady pro prezentaci a víme taky, jestli je budeme spíše číst nebo pronášet spatra. Teď se tedy můžeme podívat na vlastní prezentaci.
Z průzkumů ve vzdělávání dospělých vyplývá, že:

• při poslechu si člověk zapamatuje 20 % vykládané látky,
• při vizuálním vnímání je to 30 %,
• při kombinaci audiovizuální cca 50 %,
• při výuce formou rozhovoru 70 %,
• při vlastní aktivní činnosti 90 %.

Taky jistě znáte rčení, že jeden obrázek vydá za tisíc slov, takže podívejme se, co všechno můžeme při prezentacích využít (po rozkliknutí odkazu najdete několik typů, jak tyto prostředky efektivně využívat):

• černá tabule a křídy,
• bílá tabule a fixy,
• velkorozměrné papírové bloky - flip chart,
• promítací fólie,
• diapozitivy,
• počítačové prezentace,
• video.

Při přípravě podkladů se někdy nevyhnete prezentací grafů nebo tabulek. Ale pozor, jedině dobře připravené grafy a tabulky jsou skutečně ilustrující.

Jaké výhody a nevýhody mají tyto prezentační nástroje?

Jak začít prezentaci?

První vteřiny prezentace často determinují, zda ji posluchači přijmou nebo ne. V tomto čase je může prezentující zaujmout, ale šokovat je svým oblečením či doplňky není nejlepší cesta. Existují jiné, vhodnější:

• citát - je vhodné, aby autor citátu byl dostatečně znám a citát korespondoval s tématem prezentace,
• otázka - nejlépe otázka, na kterou posluchači odpoví ano ("Vidíte dobře na plátno?" apod.),
• šokující statistika - samozřejmě vztahující se k vaší prezentaci, ve které jim řeknete, jak danou oblast zlepšit,
• silné sdělení - sdělení, na které nelze nereagovat ("Máte pocit, že jste úspěšní? Ani náhodou!"). Tato technika vyžaduje zkušeného řečníka a dobrou znalost publika, protože je pravděpodobné, že na vás budou pohlížet negativně a následně je nutné tento jejich postoj změnit.

Pokud vystupujete před neznámým publikem je vždy vhodné na začátku uvést vaše jméno a název příspěvku, příp. i další data

Čím prezentaci zakončit?

Každá prezentace musí jednou skončit a toto zakončení může být buď špatné:

• nečekaný konec - myslím, že jsem už řekl všechno, takže končím,
• nekonečné bludiště - permanentní se vracení k už řečenému a odkazování na to, co se řekne,
• závěrečná otázka - samozřejmě vztahující se k prezentaci, ale otevírající novou oblast,

nebo můžeme ukončit obvyklým klišé "Závěrem bych chtěl/a...", "...a nakonec..." či zvolit některé z vhodných zakončení:

• závěrečné shrnutí - pokud možno bez dříve uvedených klišé,
• výzva nebo závěrečné motivování - vzbudit v posluchačích chuť realizovat naše záměry,
• závěrem je také možné vyslovit myšlenku k zamyšlení, avšak riskujeme, že ostatní myšlenky díky té závěrečné zapadnou.

Nesmírně důležité je ukončit prezentaci včas. Pokud nejste limitováni časem, můžete pasáže, které pro posluchače nejsou zajímavé (poznáte to podle jejich řeči těla), zkrátit nebo zcela vypustit. Často se ale stává, že jste nuceni ukončit prezentaci dříve, než jste došli k jejímu závěru (pomalejší mluva, více informací, než jste plánovali nebo i omezení času moderátorem). Pro takovéto případy byste ke každé prezentaci měli mít vymyšlený alternativní závěr, cca na 30 až 45 vteřin (tj. 60 - 90 slov vyřčených běžným tempem), díky kterému můžete prezentaci zakončit elegantně a smysluplně. Moderátor diskuse tuto vaší vstřícnost jistě ocení.

Několik rad na závěr

Pro úspěšnou prezentaci má velký význam i místo, kde se odehrává. Je dobré, když si místnost předem prohlédnete, ale pokud můžete ovlivnit rozmístění stolů a židlí, je to ještě lepší. Zde naleznete několik bodů, o kterých byste měli přemýšlet zejména když místnost pro prezentaci zařizujete sami.

nahoru