Porady jsou nezbytnou součástí manažerské praxe. Jejich organizaci obvykle zařizují vedoucí ve spolupráci se svými sekretářkami, resp. asistenty, ale podobně jako u efektivní komunikace i zde je pro úspěch potřebná spolupráce všech účastněných.
Mezi firemní akce můžeme zařadit zejména podnikové večírky, výroční setkání zaměstnanců, případně výjezdní zasedání, tréninkové programy či pořádání výstav, veletrhů a podobně. Zde se budeme blíže věnovat pouze prvním dvěma oblastem, protože tréninkové programy jsou náplní 11. kapitoly a pořádání výstav či veletrhů je zejména marketingovou záležitostí, i když je zde samozřejmě velmi významná také rovina komunikační.

Organizace porad

Typy porad

Pravděpodobně nejvíce zastoupené jsou porady informační a bohužel také porady formální, které vlastně nejsou důležité a konají se pouze ze zvyku či z důvodu pravidelnosti porad. Velmi časté jsou také porady operativní, při kterých se řeší jeden konkrétní problém nebo se rozhoduje o řízení výroby pro daný den apod. Tento typ porad nemusí být složitě organizován a není nutné stanovovat moderátora a předem zasílat program.
Díky čoraz kvlitnější výpočetní a spojovací technice se stále více využívá možností videokonferencí, resp. porad, při nichž jsou někteří (všichni) účastnící přítomni pouze virtuálně. Dění sledují a oni jsou pozorování přes videokamery. Zejména má-li firma více poboček, je tato možnost výhodná, protože šetří množství času. Ovšem nová technologie přináší i mnohé nové problémy. Musíme počítat s možnou nespolehlivostí techniky, kamera nezabírá celou postavu a nemusí přenášet dokonale ani obličej, takže nemůžeme využívat signálů těla apod. Pro omezenou šíři záběru také účastníci nevědí přesně, kdo všechno je o jejich poradě přímo informován a kde přesně se jednotliví virtuální členové nacházejí.
Zvláštní formou porady je brainstorming, což je porada během které by mělo být vyprodukováno v co nejkratším čase co nejvíce nápadů. Jedná se o kreativní činnost, o které se více dozvíte v  následující kapitole.

Role a typy vedoucího a účastníků porad

Jelikož lidé jsou různí, je samozřejmé, že různě se chovají také při poradách. A k tomu, aby porada byla úspěšná, bychom měli vědět, jak na tyto různé typy reagovat.

• Typ pozitivní – je vhodné jej povzbuzovat, aby co nejvíce působil na ostatní členy,
  

• typ nekooperativní – je třeba dohlédnout, aby byly využívány možnosti jeho přínosu, např. znalosti,
  

• typ upovídaný – slušně jej přerušte, když mluví příliš, ale pozor, jenom to, že někdo mluví příliš mnoho neznamená, že to co povídá je nedůležité,
  

• typ učitel – snažte se překonat nechuť nechat se poučovat a poslouchejte ho, obvykle má hodně vědomostí a učitelský přednes je pouze nevhodně zvolená forma sebeprezentace,

• typ plachý – takovéto účastníky porady je třeba vtáhnout do dění „bezpečnými otázkami“ (na něž skoro jistě správně zareagují) . Tím se jejich sebevědomí zvýší a časem budou reagovat i v situacích kdy si nebudou stoprocentně jisti tím, že ostatní jejich názor přijmou,

• typ pochybovač – jedná se o člověka, který nesouhlasí s obecně přijímanými nápady, je vhodné využívat jeho otázky k potvrzení správnosti rozhodnutí, protože to, že s něčím souhlasí většina ještě neznamená, že je to pravda,

• typ hádavý – rovněž nesouhlasí s některými názory, ale nedělá tak proto, že by měl racionální pochybnosti, je třeba nenechat se vtáhnout do hádky a reagovat pomocí rozumových argumentů,

• typ nezúčastněný – je pravděpodobně nejméně přínosný typ účastníka porady. Nezúčastnění účastníci to už je na první pohled nevhodné. Proto je dobré snažit se vtáhnout je do dění, používat příklady, týkající se jejich práce, klást jim přímé otázky, resp. je přímo vyzvat k vyslovení názoru.

Asi nejdůležitějším účastníkem porady je její předsedající (příp. i moderátor). Podobně jako u jiných účastníků, také u předsedajících můžeme rozlišit několik různých typů:

• direktivní typ (autokrat) – jeho předností je disciplina, důslednost, solidní příprava, ale málo připouští diskusi a těžko změní názor,

• přátelský typ (autokrat) – přednosti jsou opakem direktivního typu, ovšem jeho nevýhodou je nedodržování času a disciplíny,

• detailista (puntičkář) – detailně poradu připraví, stejně tak zápisy a dodržování začátku porady jsou perfektní, ale konce v nedohlednu a není moc schopen změnit své předem vybrané (preferované) rozhodnutí,

• ambiciózní typ – má promyšlený cíl i plán porady, rychle přijímaná rozhodnutí, stručné a jasné zápisy; nebývá s ním však lehká diskuse, protože chce vždy zvítězit,

• kliďas (flegmatik) – často řídí porady s nadhledem, zaměří se na priority, zvládá konflikty, ale neláme si hlavu s časem a občas ani s termíny a odpovědností,

• byrokrat – organizuje pravidelně se opakující porady, které mají pevně stanovený program, rozhodnutí v souladu s předešlými a na první pohled je tedy vše v pořádku, často ale nereaguje na konkrétní situaci,

• dezorganizovaný typ (chaotik) – označení tohoto typu nezní eufemicky, ale jeho výhodou je pružnost v rozhodování, i když z hlediska organizačního jsou porady obvyklé hrozné.

Podnikové večírky, výroční schůze apod.

V současnosti je už snad jenom minimum firem, které by pro své zaměstnance nezorganizovaly alespoň menší podnikový večírek obvykle vánoční. Někde se dokonce takovéto večírky pořádají častěji, zejména proto, aby se zaměstnanci lépe poznali a vytvořila se fungující neformální organizační struktura podniku.
Pokud jste organizováním podobné akce pověřeni, dobře se zamyslete nad tím, zda ji chcete pořádat svépomocí v prostorách firmy, nebo zajít např. na bowling, do restaurace apod., či se dokonce svěřit do péče profesionálů, kteří vám vytvoří program podle vašich představ a finančních možností.
Profesionální péče má tu výhodu, že musíte rozhodnout pouze o místu, termínu, čase a programu, zatímco svépomocná organizace si vyžaduje navíc vymýšlení programu (a zajištění jeho naplnění), starost o občerstvení, úpravu prostoru a následný úklid, případně i další činnosti, které jistě nejsou příliš populární. Na první pohled je sice objednání profesionálů dražší, ale mnohdy se v konečném výsledku vyplatí. Objednání salonku nebo bowlingové dráhy je poměrně jednoduché (objednáváte-li s  dostatečným předstihem) a pokud nemáte dostatek času či sil na přípravu a omezené finanční zdroje, může se jednat o variantu nejlepší. Nás ale zajímá zejména komunikace v průběhu takovéto akce.
Již z prvních kapitol víte, že člověk komunikuje už svým oblečením a dalšími projevy, aniž by cokoliv řekl. Je tedy důležité zamyslet se a vhodně si vybrat, v jakém oděvu na podnikový večírek půjdete. Je logické, že na posezení na bowlingu si nevezmete malé večerní šaty nebo černý oblek, ale odvážně střižené koktejlky se nemusí hodit ani na vánoční večírek, který bude u vás ve firmě. Rozhodně byste neměli dávat svým oblečením najevo, že váš plat je extrémně nízký a není dobré ani obléci se o několik tříd lépe, než obvykle chodíte.
Důležité také je přijít ve vhodnou dobu. Výše postavené osoby si mohou dovolit přijít později, než je oficiální začátek, ale pokud má ředitel večírek zahajovat v sedm, je velmi nevhodné, přijdete-li až poté. Na druhou stranu, oficiální zahájení by mělo být alespoň půl hodiny či hodinu po začátku akce, který vám byl sdělen na pozvánce. i zde jsou možné mnohé výjimky, např. pokud "večírek" navazuje na pracovní dobu, je logické, že mnozí budou chodit později, podle toho, jak jim to pracovní povinnosti dovolí, naopak, pokud chcete společně jet na motokáry a máte sraz u firmy, měli by tam všichni přijít včas.
Pokud je na podobné akci oficiální program, obvykle na něj navazuje volná zábava, často je volná zábava prakticky jedinou náplní večera. Ovšem volná neznamená, že neplatí žádná pravidla!
Jednak jsou pořád platná všechna pravidla společenského chování a jednak je dobré pamatovat na to, že i přes uvolněnější atmosféru, nadřízení zůstávají nadřízenými, resp. po večírku se opět vrátíte do zaměstnání a vašemu šéfovi možná nebude příjemné, že mu říkáte Toníčku, byť vám to ve tři ráno nabídl. Alkohol odstraňuje hodně zábran a mnohdy i těch, které by odstraněny být neměly, takže jeho konzumaci nepřehánějte a návrhy takto uvolněných kolegů přijímejte s nadhledem. Je vhodné pokračovat i po večírku např. v původním oslovování (vykání) a raději slyšet něco na způsob "my už si ale přece tykáme, nebo ne?", než vidět trapnou reakci někoho, kdo vás den předtím div nechtěl adoptovat.
Podnikový večírek také není místem, kde by se měli řešit pracovní problémy, neměla by to být aréna pro odstraňování konkurentů v postupu v podnikové hierarchii ani místo, kde se pořádně najím, vypiji co nejvíc kvalitních lihovin a aspoň částečně si tak dorovnám plat, který je podle mne "objektivně" příliš nízký. Pokud tuto příležitost využiji k lepšímu poznání svých kolegů, k navázání vztahů s kolegy z jiných oddělení a bližšímu seznámení se s atmosférou ve firmě, je to výborný vklad nejenom do nového roku, který se pravděpodobně kvapem blíží.

nahoru